El VIES (acrónimo del inglés VAT Information Exchange System) es el Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA. En España es gestionado por la Agencia Tributaria para tener el registro de las empresas o profesionales que realizan operaciones de IVA con otros estados de la Unión Europea, tanto si son ventas de bienes como prestaciones de servicios.
En todos los estados miembros de la Unión Europea existe este censo VIES. Esto significa que todas las empresas de todos los países de la Unión se pueden dar de alta para realizar este tipo de operaciones intracomunitarias.
En el caso de España cuando una empresa realiza operaciones con compañías de otros países de la Unión Europea, debe hacerlo constar a Hacienda.
Estar registrado en el VIES facilita las relaciones comerciales. Y es que, en general, las operaciones comerciales que se llevan a cabo dentro la Unión Europea están sujetas a IVA. Sin embargo, cuando el intercambio se produce entre empresas que están inscritas en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) se aplica un mecanismo especial de tributación en el que ambas se benefician de la exención del impuesto.
El IVA intracomunitario
El IVA es un impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios por lo que las empresas, en las operaciones interiores del país, pueden deducirse el IVA que han pagado a sus proveedores e ingresar la diferencia con el IVA que han cobrado a sus clientes (modelo 303 del IVA). De esta forma, las empresas son contribuyentes del IVA pero no soportan su gasto sino que solo liquidan el resultado de sus operaciones.
Cuando las operaciones de entrega, ya sean bienes o servicios, se realizan entre diferentes países de la UE y están sujetas a IVA, pueden darse dos situaciones diferentes.
La primera es que las dos empresas que realizan una operación estén dadas de alta en el VIES. En ese caso, ambas tendrán un NIF-IVA intracomunitario, y la factura podrá emitirse sin IVA, ya que las entregas de bienes y servicios estarán exentas de este impuesto, como comentamos anteriormente.
La segunda es que puede darse el caso de que la empresa con la que se realice la transacción no esté registrada en el VIES. En ese caso, la empresa española deberá emitir la factura con el IVA que corresponda y el receptor de la misma tendrá que abonarlo en su propio país. Pero, en caso de que esta quiera deducirse el IVA, tendrá que pedir la devolución del IVA soportado en el país de origen de la factura, lo cual resulta muy complicado.
Cómo solicitar el alta en el ROI y adquirir el NIF-IVA intracomunitario
Para que las operaciones de IVA entre distintos países de la UE estén exentas de este impuesto y no sea necesario incluirlo en las facturas, en ellas debe constar el NIF-IVA intracomunitario.
Este número se obtiene tramitando el alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). La empresa (sociedad o autónomo) debe cumplimentar el modelo 036 de la Agencia Tributaria, donde marcará la casilla 582 y también aportará información sobre la fecha en la que está prevista la primera operación intracomunitaria (casilla 584). Al hacer esto, Hacienda incluirá al empresario en el censo VIES y, de manera automática e instantánea, el sitio web de la AEAT proporcionará el NIF-IVA intracomunitario.
El NIF-IVA intracomunitario va a ser el mismo NIF ordinario que se utiliza en las operaciones nacionales, anteponiendo el prefijo ES.
La Agencia Tributaria dispone de tres meses para estimar o denegar la solicitud. En caso de no responder en ese plazo, se estimaría denegada la inclusión, por silencio administrativo negativo.
Cómo consultar el VIES
Antes de emitir una factura a una empresa europea, es necesario consultar el VIES para verificar si se puede aplicar la exención del IVA. Esto es importante porque ambas empresas deben estar dadas de alta en el ROI.
Para consultar si el otro operador intracomunitario está o no incluido en el ROI se puede hacer de varias formas:
- Desde el portal de la UE: www.europa.eu
- Desde la página web de la AEAT: www.aeat.es en la que será necesario identificarse con firma electrónica o cl@ve pin.
- También se puede realizar la consulta y obtener un certificado, en papel, en la Administración o Delegación de Hacienda del domicilio fiscal.
Al realizar la consulta, hay que tener en cuenta que una respuesta negativa o no válida no siempre significa que no existe el número NIF-IVA. Puede ser que todavía no se haya activado para las transacciones intracomunitarias o que no se haya finalizado el registro. En algunos países es obligatorio registrar por separado las transacciones dentro de la Unión Europea. En ese caso, será necesario comprobarlo directamente en la Agencia Tributaria del país correspondiente.
